Excel講座

密かにリニューアルしました。

Excelで不動産間取り物件は作れますか?
そんな質問と期待に答えたいと思います。
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年始の日付入力で気をつけること
○今回のお話
先月分のデータや伝票などを打ち込むことはよくある話。
例えば今現在2006年の1月だ。そして今、先月分の伝票を入力するとする。
「12/1」と入力。さて、どうなるか?
そう、 実際には「2006年12月1日」と認識される。本当は「2005年12月1日」のつもりだった。このように誤データが出来上がる。その結果とんでもない集計結果となってしまうのである。

年始の日付入力

○今回の事象が起こりうる状況
前年分(年が前後する)分のデータ入力をする作業、
例えば前年の売上げ表や先月(例えばそれが前年12月)の時など

○トラブル発生の理由
Excelでは「日付っぽい値」の入力をすると自動的に日付として
認識する機能がある。
例えば下記のデータを入力するとExcelでは自動的に日付と認識される。
1.1/1 → 1月1日
2.5/12 → 5月12日
3.2005/4 → 2005年4月1日
(ちなみに「1-1」でも1月1日と認識される)

この自動認識のおかげで入力するときの利便性が
向上するようになっている。
しかし同時に気をつけなくてはいけないこともある。
例えば上記「1」、「2」の例だ。
これらは日付として認識されるが西暦はどうなるか?
当然西暦も自動的に認識される。
ただし西暦何年になるかは入力する年(PCの日付)をベースに識別される。
先の例で言えば「入力した時のPCの西暦」が2006年の場合
1.1/1 → 2006年1月1日
2.5/12 → 2006年5月12日
3.2005/4 → 2005年4月1日(実際の初期表示時は「Apr-05」)

となる。PC日付が2005年の時に入力していれば「2005年」と認識される。
当たり前のように思えるが、
このことを知らないと大きな問題を引き起こすことがある。
いつもの癖などで月と日(例:「1/1」)しか入力しないとExcelが
自動的に「入力したときのPC日付」を
判断に西暦を決める(先の例「1/1」、「5/12」では「2006年」)、
これがとても重要だ。

○対処
確実な方法はないが間違う確率を下げるという点で
1.日付の入力は常に西暦から入力する
2.セルの表示を「yyyy/mm/dd」など西暦や和暦が
表示されるように変更する(ことで入力直後に間違いを発見しやすくする)

| 落とし穴系 | 21:37 | comments(6) | trackbacks(1) | ↑PAGE TOP
コメント
なるほど、注意しないと危険ですね。4月から各社新入社員が一斉に入社すると思いますが、こういったところでわなにはまってしまいそうですね。
エクセルは事務処理では必須となっているものなので、新入社員向けの研修等は結構実践されてるのでしょうか。
| racerx | 2006/03/04 9:26 PM |
racexさん、こんにちは。
実務レベルというより教科書レベルでは実践されていると
思います。
従いまして、知らないでやればやるほど問題点が膨らむことに
なると思います。
| excerorian | 2006/03/05 12:34 AM |
情報保護、セキュリティーポリシーに関しても、実運用や社員一人一人の知識やスタンスが最重要ですよね。発生している事件のほとんどが社員の重大なミスが原因となっていますからね。
今後経営サイドにおいて、様々な角度からの社員教育を施していく必要性が益々大きくなってきていますね。
| | 2006/03/08 12:22 PM |
そうですね。新入社員にしてみると分からない状態が
たくさんあると危険になると思いますので
その辺の意識を持って教えられるのがいいかと思います。

なお、私自身は研修も行っていますよ。
http://global-wing.com/activity/index.html
| excerorian | 2006/04/05 12:55 PM |
管理者の承認待ちコメントです。
| - | 2008/12/02 3:58 PM |
管理者の承認待ちコメントです。
| - | 2008/12/02 4:02 PM |
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